こんにちは。片づけコーナンの四日市です。

もう5月中旬なのに朝晩は涼しい、というか寒いですね。

昼間は暑いし、ちょっと変な天気ですね。

痛めた腰がなかなか良くなりません。寒さのせいですかね。

今回の片づけミッションは?

手書き見積書を画像データ化

見積もり依頼があった場合、とりあえずお客様には手書きで見積もり書をお渡ししています。

今まではこんな感じで100均で購入したファイルに

お客様のお名前で「あ行」「か行」…に分けて紙のまま保管。

もう3年位使っているファイル(汚い)

「あ行」「か行」とお客様のお名前ごと保管

後日お客様から依頼の連絡があった場合はお名前をお聞きして

ファイルの中身を一枚、一枚探す、という流れなのですが、

どんどん見積書がファイルに溜まってしまって

出先で持ち歩くのにも重たいし、何より小汚い…。

一枚一枚探さなければならないので、

せっかくご連絡頂いたお客様を待たせることにもなります。

そこで弊社でもスキャナーを導入致しました。

実はかなり以前から事務所に置きっぱなしになっていて全然使っていなかったのです。

設定するとグーグルドライブの中に自動的に保存されます。

ここから先の運用がちょっとまだよくわからず、

とりあえずフォルダを作って「あ行」「か行」…とお客様のお名前ごとに仕分けしました。

(これが一番慣れているので)

これまでは例えば作業中に連絡があったらカバンの置いてあるところまで戻って

いちいちファイルを確認していたのですが、

スキャナーを導入し、データ化することによってスマホでの確認が可能になりました。

スマホで確認出来る

PDFデータにして保管

意外と見やすいです

ご連絡頂いたお客様もお待たせ致しません。

もちろん何かあった場合に備えて、紙の見積もり書は事務所に保管してあります。

データとしてクラウドに保管することによって

社員同士、情報の共有化にもつながります。

つーか、何で今までやっていなかったんだ、という思いが。

スキャナーの読み取りも、ものすごく速くてビックリしました。

データ化で事務所や持ち物の簡略化で、「片づけ」もいっそう進みます。

個人情報保護の観点もあるのですが、なにより、カバンが軽くなりました。

これからもペーパーレス、データ化を進めて

事務所とカバンの中身を「片づけ」て行きます。

ご実家や空き家の片づけは片づけコーナンにおまかせ下さい!